Die Daten aus dem Wolfsmonitoring werden von den Bundesländern nach einheitlichen Standards jeweils für ein Monitoringjahr erhoben, das sich jeweils vom 1. Mai bis zum 30. April des darauffolgenden Jahres erstreckt. 

Nach Ende eines Monitoringjahres werden die Daten überprüft und bundesweit im Herbst Rahmen eines Treffens der im Monitoring erfahrenen Personen von Bund und Ländern zusammengeführt. Die Zuständigkeit für das Wolfsmonitoring und -management liegt bei den Ländern. Die DBBW unterstützt die Länder mit fachlichen Hilfestellungen und wissenschaftlichen Informationen. 

Die DBBW berät Naturschutzbehörden von Bund und Ländern bei allen Fragen zum Thema Wolf und stellt Informationen – beispielsweise die Daten aus dem Wolfsmonitoring der Bundesländer - auf der DBBW-Website bereit. Getragen wird die DBBW von einem Konsortium aus mehreren wissenschaftlichen Institutionen: Unter Führung der Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung arbeiten darin das Senckenberg Museum für Naturkunde Görlitz, das LUPUS Institut für Wolfsmonitoring und -forschung in Deutschland, das Leibniz-Institut für Zoo- und Wildtierforschung Berlin (IZW) und das Senckenberg Forschungsinstitut und Naturmuseum Frankfurt, Standort Gelnhausen.

Die DBBW war im Jahr 2016 von der Bundesregierung auf Bitte der Bundesländer eingerichtet und im Anschluss nach Aufforderung des Bundestags verstetigt worden. Der Betrieb der DBBW wird mit Mitteln des Bundesumweltministeriums gefördert; die fachliche Betreuung liegt beim Bundesamt für Naturschutz.